Wdrożenie systemu ERP to dla firm konieczność

Brak wsparcia zarządu, niechęć pracowników, wybór nieodpowiedniej firmy IT i niedostateczna znajomość przepisów – to tylko niektóre z pułapek podczas wdrażania nowego systemu.

Spora część projektów wdrożeniowych narzędzi klasy ERP nie mieści się w ustalonym wcześniej budżecie i kończy później, niż zakładał harmonogram. Powodów ku temu jest wiele, a ich źródłem najczęściej są same przedsiębiorstwa. Niektóre oczekują, że partner wdrożeniowy zrobi wszystko bez ich udziału i zaangażowania. Przy takim podejściu trudno się spodziewać, że dostaną to, na co liczą. Na drugim biegunie są przedsiębiorstwa, które chcą robić wszystko po swojemu, naginając możliwości wdrażanych narzędzi.

Eksperci podkreślają, że wdrożenie musi być poprzedzone dogłębną analizą. Kluczowe jest znalezienie dostawcy i produktu, który rzeczywiście będzie odpowiadał na potrzeby danego przedsiębiorstwa. Jeden z naszych rozmówców wspomina niewielką firmę, która zdecydowała się na wdrożenie rozbudowanego systemu i w efekcie musiała dopasować do niego cały swój biznes, co wiązało się z wysokimi kosztami i pochłonęło mnóstwo czasu.

Istotną kwestią przy wyborze systemu jest oczywiście cena, ale polscy przedsiębiorcy biorą pod uwagę również inne kryteria. Są to intuicyjność, przyjazność w obsłudze, kompatybilność z innymi systemami, a także elastyczność – wynika z badania zleconego przez Macrologic i przeprowadzonego przez ARC Rynek i Opinia. Wspomniana elastyczność jest istotnym atutem szczególnie w Polsce, gdzie przepisy zmieniają jak w kalejdoskopie.

Mimo coraz większej informatyzacji i automatyzacji biznes to nadal przede wszystkim ludzie. Bez ich zaangażowania projekty się nie powiodą i dotyczy to również wdrożenia ERP. Dlatego też bez szkoleń i spotkań informacyjnych trudno oczekiwać, aby pracownicy skutecznie korzystali z możliwości płynących z nowych narzędzi. Chodzi o zaangażowanie zarówno kadry zarządzającej, jak i pracowników niższego szczebla, którzy nowe systemy postrzegają często jako zagrożenie dla ich miejsca pracy.

Rosnący rynek rozwiązań klasy ERP dowodzi, że korzyści przeważają nad problemami. Tradycyjny Excel już firmom nie wystarcza. – Pomimo licznych funkcji księgowych nie jest on programem umożliwiającym kompleksowy przegląd wszystkich zebranych informacji, które należy brać pod uwagę np. przy ekspansji rynkowej czy rozbudowie oferty – podkreśla Zbigniew Rymarczyk, dyrektor sektora ERP i wiceprezes Comarchu. Dodaje, że firmy potrzebują systemów, które są również wsparciem dla mobilnych pracowników, obsługują transakcje w internecie, optymalizują procesy logistyczne, analizują zgromadzone dane oraz przede wszystkim są dostępne w modelu chmurowym. Nie bez znaczenia jest też fakt, że przy utrzymującej się niskiej stopie bezrobocia coraz więcej firm ma problemy ze znalezieniem wykwalifikowanych pracowników. – Dlatego chętniej sięgają po systemy ERP, które pozwalają im pracować wydajniej bez zwiększania zatrudnienia – potwierdza Rymarczyk.

Eksperci podkreślają, że zwiększenie efektywności biznesu jest koniecznością, jeśli firma nie chce pozostać w tyle za swoimi konkurentami. Każde rozwijające się przedsiębiorstwo wcześniej czy później wdroży system ERP, czy tego chce czy nie – twierdzą.