Pracodawcy wreszcie zdigitalizują papierowe archiwa

Post Image
Post Image

Przedsiębiorcy już w 2019 r. będą mogli przenieść archiwa pracownicze powstałe po 1998 r. do cyberprzestrzeni. Ta największa od lat operacja na dokumentach przyniesie firmom oszczędność 100 mln zł rocznie.

Rząd ogłosił szczegóły długo oczekiwanego projektu, który ma umożliwić prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Po zmianach pięciokrotnie skróci się także obowiązkowy okres przechowywania tej dokumentacji – z obecnych 50 do dziesięciu lat.

W myśl zapowiadanych zmian pracodawca będzie mógł podjąć decyzję, czy w przypadku obecnie zatrudnionych osób chce prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej. Jeśli wybierze taki sposób, będzie musiał dokonać konwersji dokumentów dotyczących stosunku pracy na postać cyfrową.

W przypadku nowo zatrudnianych osób gromadzenie archiwów pracowniczych w formie cyfrowej będzie zaś obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców po 1 stycznia 2019 r.

Planowana przez rząd cyfryzacja dokumentacji pracowniczej to jedna z najważniejszych zmian w przepisach kadrowo-płacowych zapowiadanych na 2018 rok.

Będzie to też ogromne wyzwanie dla setek tysięcy polskich spółek gromadzących dokumenty milionów pracowników. Tym bardziej że muszą one przygotować się również do przekazywania ZUS większej liczby informacji o zarobkach zatrudnionych u siebie osób.

Rozszerzony zostanie druk ZUS RCA. Znajdą się w nim informacje dotyczące przychodów ubezpieczonych, które są należne za inny okres niż moment ich wypłaty, na przykład trzynastek.

Obraz zeskanowanego dokumentu będzie zaś zgodną z prawem formą przechowywania w przypadku dokumentów, które nie muszą mieć formy papierowej, takich jak świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia czy kwalifikacje zawodowe.

Natomiast w przypadku dokumentów, w których pracownik i pracodawca składają oświadczenia woli, mających istotny wpływ na przebieg zatrudnienia pracownika, do ich ważności wymagany będzie kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ta cyfrowa rewolucja postulowana od lat przez największe polskie firmy powinna przynieść wszystkim przedsiębiorcom oszczędności szacowane przez Ministerstwo Rozwoju na 100 mln zł rocznie.

Zmiana zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie jednak oznaczała konieczność gruntownych zmian we wszystkich polskich firmach.

Z raportu SW Research wykonanego na zlecenie Huawei Mobile Digital w Polsce i na świecie oraz danych GUS za 2016 r. wynika bowiem, że obecnie zaledwie 8 proc. polskich przedsiębiorstw korzysta z rozwiązań chmurowych. A należy się spodziewać, że tam właśnie, po zmianach w prawie pracy, przeniesie się technologia wspierająca biznes w tym zakresie. Nowelizacja przewiduje bowiem, że przedsiębiorcy będą musieli mieć możliwość łatwego przetwarzania cyfrowych dokumentów.

Projekt przewiduje bowiem, że pracodawca poza gromadzeniem akt osobowych pracowników w formie elektronicznej będzie zobowiązany do wydawania, m.in. na żądanie zatrudnionego, wydruku albo kopii elektronicznej całości lub części zgromadzonej w ten sposób dokumentacji. Wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości.

Co ważne, takie oświadczenie pracodawca będzie składał pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Wydruki komputerowe z e-akt osobowych będą miały moc równoważną dokumentacji prowadzonej na papierze.

Rewolucja cyfrowa w archiwach pracowniczych to dopiero początek zmian w tym zakresie. W kolejce czeka bowiem cyfryzacja wszystkich informacji wymienianych przez pracodawcę z zatrudnionymi u niego osobami.

Wtedy w systemach informatycznych firm nie będą już krążyć obrazy zeskanowanych dokumentów, tylko w pełni cyfrowe informacje.

Opinia

Aneta Jarczyńska, Product Marketing Manager w Sage

Sage Kadry i Płace One Payroll to nowy trend w rozwiązaniach kadrowych. Pozwala gładko przejść z desktopu do chmury. Jednym z rozwiązań dodatkowych One Payroll jest e-Teczka, która już teraz pozwala na elektroniczne przechowywanie dokumentów pracowniczych. W e-Teczce można zapisywać zarówno raporty wykonane w Sage Kadry i Płace One Payroll, jak i dokumenty zeskanowane. Może być przechowywana w bazie lokalnej oraz instalowana w chmurze (np. Microsoft Azure). Dostęp do e-Teczki jest możliwy bezpośrednio z programu oraz opcjonalnie przez API e-Teczki z innych rozwiązań – np. portali pracowniczych (w tym E-Pracownik i Inteli HR), intranetu itp.

tekst powstał we współpracy z firmą sage

Mogą Ci się również spodobać

5G przyspieszy rozwój gospodarki

W Polsce nowa technologia pomogłaby rozwiązać problem wysokich kosztów budowy szerokopasmowego internetu na obszarach ...

Gra o Tron: darmowa reklama Starbucksa warta 2 mld dolarów

Niespodziewana wpadka twórców serialu „Gra o Tron” to prawdziwa gratka dla sieci Starbucks. Od ...

Giganci technologiczni zarabiają krocie w banalny sposób

Suma przychodów pięciu największych firm technologicznych na świecie dałaby im 19. miejsce wśród największych ...

Google daje podwyżki mężczyznom. Płaciło im mniej niż kobietom

Niedawne badanie wewnętrzne przeprowadzone w Google wykazało, że w ostatnim czasie to mężczyźni zarabiali ...

NASA wyśle pierwszych turystów w kosmos

NASA ogłosiła, że zamierza organizować wycieczki turystyczne na Międzynarodową Stację Kosmiczną. Jak podała amerykańska ...

Człowiek, który pokonał Amazona

„Jeśli marzenia są wystarczająco ambitne, nie zwracaj uwagi na fakty”. Całe życie założyciela i ...