Kadry i płace doganiają biznes

Firmy chcące pozyskiwać nowe talenty muszą same być przystosowane do rewolucji technologicznej. To wymaga nie tylko zmian organizacyjnych, ale także dużego wsparcia technologicznego. Jak dotąd bowiem procesy cyfryzacji objęły niemal wszystkie dziedziny biznesu.

Choć systemy IT mocno wspierają już niemal całość operacji księgowych, finansowych, produkcyjnych i logistycznych, to jednak działy HR dopiero są na początku ścieżki nadrabiania zaległości technologicznych. Wciąż wiele czynności w obszarze kadr i płac wykonuje się w sposób tradycyjny, ręcznie wpisując np. dane do formularzy, wniosków czy innych dokumentów. Tymczasem sporządzanie świadectwa pracy w taki właśnie sposób może trwać ok. 30 minut. Przy użyciu specjalistycznego programu kadrowego, który automatyzuje ten i wiele innych procesów, czas ten skraca się niewiarygodnie – do ok. 15 sekund.

To tylko jeden z przykładów, jak technologia może wpłynąć na usprawnienie procesów kadrowych w firmach i zwiększyć ich efektywność. Podstawowe pytanie, które powinni już teraz postawić sobie zarówno właściciele firm, członkowie zarządów, jak i szefowie działów kadrowych, powinno zatem brzmieć: skoro przed cyfryzacją wszelkich procesów biznesowych i tak nie ma ucieczki, to dlaczego właśnie obszar HR musi pozostawać w tyle?

Tym bardziej że dzisiaj wyzwania, przed którymi stoją firmy, mają ścisły związek ze skutecznością pracy działów kadrowych. Jednym z najważniejszych jest coraz większa konkurencja na rynku pracownika. Przedsiębiorstwa coraz silniej konkurują ze sobą o uwagę potencjalnych pracowników. Kreowanie atrakcyjnej marki pracodawcy to nie tylko działania skierowane na zewnątrz, ale także tworzenie employee experience (pozytywnego doświadczenia pracownika), co wymaga znacznie więcej wysiłku i zaangażowania wielu czynników w organizacji.

Jeszcze kilka lat temu postrzeganie tego obszaru ograniczało się do funkcji wsparcia i obsługi pracowników. Dzisiaj HR dołącza do innych obszarów firmy współodpowiedzialnych za sukces biznesowy. Coraz częściej nowoczesne firmy używają określenia „cyfrowe miejsce pracy” odnoszącego się do tworzenia warunków sprzyjających produktywności i kreatywności. Cyfryzacja działań kadrowych wkracza więc w całkiem nowy etap, którego zwieńczeniem jest wdrożenie kompleksowych rozwiązań IT typu ERP, które spajają obsługę wszystkich obszarów działalności biznesowej (w tym także HR) w ramach jednego systemu.

W cyfrowej gospodarce marka przedsiębiorcy jest istotna nie tylko w kontekście komunikacji z klientami czy partnerami biznesowymi. Od wielu lat marka firmy stanowi często jedną z największych jej wartości. W ostatnim czasie zmienia się jednak podejście do niej – nie wystarczy mieć markę dobrze rozpoznawalną i pozytywnie kojarzoną przez klientów, ale także cenioną przez pracowników.

By nadążyć za cyfrową rewolucją, jednym z najważniejszych wyzwań dla działów HR stało się stworzenie warunków pracy wspierających innowacyjność i kreatywność pracowników, jak również dających im autonomię i swobodę działania. Oczekiwania pracowników dotyczące elastycznego czasu pracy i możliwości pracy zdalnej są coraz częściej spełniane przez pracodawców. Według danych Eurostatu, w 2014 r. odsetek obywateli Unii Europejskiej pracujących w domu wynosił 13,5 proc. W tym czasie w Polsce 13,1 proc. pracowników korzystało z formy Home Office. Najwięcej osób pracowało z domu w Danii (29,2 proc.) i Szwecji (28,7 proc.). Praca poza biurem to trend, który nasila się na całym świecie.

Wykreowanie marki przedsiębiorstwa jako pracodawcy, który przyciąga najlepszych specjalistów na rynku i oferuje pracownikom najlepsze warunki pracy, sprzyjające kreatywności i tworzeniu innowacji, jest łatwiejsze, gdy dział HR wspierany jest skutecznymi narzędziami IT. Skuteczność takich narzędzi można sprawdzić, porównując, w jakim stopniu usprawniają jakość pracy specjalistów HR; w jakim stopniu odciążają ich w wykonywaniu codziennych, niejednokrotnie – żmudnych obowiązków.

Przykładowo: w programie Płatnik przygotowanie dokumentu zgłoszenia pracownika do ZUS zajmuje specjaliście od 10 do 15 minut, ale już w programie Sage Kadry i Płace One Payroll ta sama czynność to tylko pół minuty. Rozliczenie miesięcznego czasu pracy dla jednego pracownika w Excellu zajmuje nawet 30 minut, a w Sage Kadry i Płace One Payroll – co najmniej kilkukrotnie mniej. Wspomniany program dodatkowo wzbogacono o eTeczkę, która umożliwia archiwizowanie dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej.

tekst powstał we współpracy z firmą sage

Opinia

Aneta Jarczyńska, Product Marketing Manager w Sage