Bez współpracy z klientem nie ma efektów

Polska wypada bardzo dobrze pod względem liczby certyfikatów z metod zarządzania – mówi Anna Sadowska, prezes Grupy PM o Scrumie i Agile.

Rz: Czym właściwie jest Scrum?

Anna Sadowska: Przede wszystkim trzeba obalić mit, że Scrum jest metodyką. To wytyczne wraz ze wskazaniem zasad, wartości i ról, pokazujące, w jaki sposób zorganizować proces służący do wytworzenia produktu będącego przedmiotem projektu. Metodyką jest Agile, który skupia się również na takich elementach, jak sfera zarządzania strategicznego, umiejscowienie projektu w organizacji, zarządzanie interesariuszami czy uzasadnienie biznesowe. Zarówno Scrum, jak i Agile mogą z powodzeniem być łączone i uznawane jako zwinne metody zarządzania. Różnią się od tradycyjnych metod, takich jak PRINCE2 czy PMBoK.

Na czym polegają różnice?

Metody tradycyjne sprawdzają się wtedy, gdy efekt końcowy projektu i metody jego realizacji są znane już na początku. Tak jak np. w przypadku projektów inwestycyjnych, gdy mamy zbudować konkretny obiekt. Natomiast Scrum jest dobrą opcją, gdy wiemy, jaką funkcję powinny spełnić np. nowe aplikacje czy programy, jakie mamy w stosunku do nich wymagania, ale nie do końca wiadomo, jaki będzie ich ostateczny kształt. Scrum daje elastyczność i otwartość na zmiany. W trakcie trwania projektu wymagania ulegają doprecyzowaniu, modyfikacji, mogą się zmieniać priorytety. Przykładowo testujemy wstępną wersję produktu z klientem i w oparciu o informacje zwrotne dokonujemy zmian. W tradycyjnym zarządzaniu staramy się natomiast zrealizować ustalone na początku wymagania według przyjętego harmonogramu. Z doświadczeń wynika, że takie elastyczne podejście często wymaga większego nacisku na umiejętność komunikacji, współpracy i otwartości na różne scenariusze. To może rodzić trudności i prowadzić do konfliktów.

Jakich?

Współpraca z klientem. Jeśli jej nie będzie lub będzie nieefektywna, wówczas efekt prac może nie być dla klienta zadowalający, a samemu zespołowi trudniej będzie zrozumieć, co tak naprawdę jest przedmiotem projektu. Z jednej strony Scrum jest wyzwaniem, bo wymaga zaangażowania klienta, ale z drugiej strony dzięki temu otrzyma on produkt zgodny z jego oczekiwaniami. Oczywiście zespół musi mieć odpowiednie kwalifikacje, więc jak widać, zmiennych jest kilka.

W jakich branżach stosowanie Agile jest dobrym pomysłem?

Na pewno w szeroko rozumianej branży informatycznej i technologicznej. Ale nie tylko – również na przykład w marketingu czy w sprzedaży. Czyli tam, gdzie liczy się kreatywność i elastyczność, a efekt końcowy trudno dokładnie przewidzieć na samym początku.

Jakie są największe plusy metodyki Agile?

Tzw. zwinne zarządzanie projektami wiąże się przede wszystkim ze wspomnianą już elastycznością. Uczy współpracy – zarówno w ramach zespołu realizującego projekt, jak również współpracy z klientem. Kolejna kwestia: jeśli pojawią się jakieś problemy, to wychodzą one na jaw w trakcie prac nad projektem. Trzeba je rozwiązać i wyciągnąć wnioski. Nauka na błędach i doskonalenie jest elementem tego podejścia, uczy otwartości i konstruktywnych rozmów. Tzw. zamiatanie problemów pod dywan nie powinno mieć miejsca. Ważna jest też kwestia odpowiedzialności. W metodach tradycyjnych z reguły jest skoncentrowana na samej „górze”, natomiast w zespołach agilowych jest szerzej rozłożona, a projekt jest realizowany w zdecydowanie bardziej transparentny sposób.

A pułapki?

Na pewno problemem mogą być źle zdefiniowane na samym początku wymagania oraz przekonanie, że to podejście nie wymaga dokumentacji i planowania. Nic bardziej mylnego. Planowanie pracy i bieżące monitorowanie jest moim zdaniem jeszcze bardziej widoczne, jedynie realizowane w inny sposób.

Czy w Polsce popularność zwinnych metod zarządzania projektami rośnie?

Zdecydowanie tak. Polska wypada bardzo dobrze pod względem liczby certyfikatów z metod zarządzania – szczególnie w segmencie metod tradycyjnych. Można śmiało założyć, że popularność metodyki Agile będzie rosła, ponieważ w naszym kraju przybywa firm technologicznych, w tym start-upów, a tam takie zarządzanie projektami dobrze się sprawdza.