Jak skutecznie odpowiedzieć na współczesne biznesowe wyzwania? Eksperci Canon przeanalizowali zmieniający się w wyniku pandemii model pracy. W opublikowanym właśnie raporcie „Future Workspace” przedstawili konkretne rozwiązania oparte na nowych cyfrowych technologiach, które mogą pomóc firmom w dostosowaniu się do nowej, postpandemicznej sytuacji.
Ewolucja świata biznesu, a zwłaszcza rynku pracy, nabiera prędkości. Jak prognozują eksperci, najbliższe lata szykują nam wielość form i trybów zatrudnienia. – Nie spodziewamy się, że zanikną klasyczne miejsca pracy w biurach, ale będzie ich coraz mniej. Nie mam wątpliwości, że na popularności znacznie zyska praca zdalna. Coraz większe znaczenie będą miały także inne formy pracy, takie jak coworking, czyli wynajmowanie przestrzeni w specjalnie zaaranżowanym biurze dla freelancerów – przyznaje Dariusz Szwed, MPS Business Development Manager w Canon Polska.
Dlatego, jego zdaniem, aby radzić sobie z rozproszeniem pracowników oraz różnym trybem ich pracy, polskie firmy nie będą mogły dłużej zwlekać ze zmianami. Wiele z nich, by kontynuować działalność, będzie musiało wdrożyć rozwiązania oparte na nowych technologiach, pomagające w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. – Wygrają te firmy, które będą tego świadome i zainwestują w takie rozwiązania, które pomagają utrzymać ciągłość i wydajność pracy, niezależnie od tego, czy zespół pracuje w jednym pomieszczeniu, czy łączy się na odległość z wielu różnych miejsc – dodaje Dariusz Szwed.
Jakie konkretnie narzędzia ma na myśli ekspert? Odpowiedzi dostarcza przygotowany przez Canon raport „Future Workspace”.
Inteligentne oprogramowanie uporządkuje dokumenty
Początek to integracja biurowych urządzeń ze środowiskiem pracy, w tym środowiskiem chmurowym. Kiedy dokument znajduje się w chmurze, pracownicy mają do niego łatwy dostęp i nie muszą tracić czasu na ciągłą wymianę materiałów przy pomocy e-maila. A dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii z dziedziny klasyfikacji dokumentów i optycznego rozpoznawania znaków, nowoczesne oprogramowanie potrafi zidentyfikować rodzaj dokumentu, odczytać kluczowe informacje i umieścić je w odpowiednim kontekście, czyli we właściwej bibliotece i z odpowiednimi metadanymi. – W porównaniu do najczęściej wykorzystywanego w komunikacji e-maila, chmura jest nie tylko bezpieczniejsza i prostsza w codziennym użytkowaniu, ale oferuje też zupełnie nowe możliwości – mówi Dariusz Szwed. – Dla przykładu, podczas skanowania dokumentu, wystarczy wybrać odpowiedni przycisk, aby dokument został rozpoznany, sklasyfikowany i zapisany w wybranym miejscu z nazwą odpowiadającą jego zawartości i w odpowiednim formacie. To znaczące ułatwienie codziennej pracy z dużą liczbą faktur czy umów – podkreśla.
W praktyce oznacza to niemal całkowite odciążenie pracowników w dziedzinie „papierkowej roboty”. Do tej pory w większości firm każda umowa musiała być osobno sklasyfikowana i opisana przez pracownika. Teraz wystarczy ją zeskanować, a oprogramowanie samo odczyta wszystkie najważniejsze informacje.
Skanery wielkości tabletu
Bo to właśnie informacje, jak przekonują autorzy raportu „Future Workspace”, są siłą napędową nowoczesnej firmy. „Informacja musi być jak najlepiej dostępna, usystematyzowana i łatwo przetwarzalna, ponieważ wszelkie bariery mają ogromny wpływ na wydajność pracy” – piszą eksperci Canon. A barier – zwłaszcza tych fizycznych – ze względu na zmieniający się tryb pracy może być w przyszłości więcej. Aby je niwelować, firmy technologiczne coraz bardziej skupiają się na lekkich, przenośnych urządzeniach biurowych, umożliwiających pracę z dowolnego miejsca. Jak przekonuje Dariusz Szwed, niewielkie rozmiary nowoczesnych drukarek oraz skanerów nie przeszkadzają w osiągnięciu wysokiej wydajności oraz jakości skanu czy wydruku: – Jeden z oferowanych przez Canon skanerów ma wielkość mniejszą niż kartka A4, a waży zaledwie jeden kilogram. Takie urządzenie można wykorzystać bez problemu praktycznie w każdym miejscu. Pozostawić w biurze, wziąć do domu czy nawet w podróż służbową. Efekty pracy i tak pojawiają się we wspólnej chmurowej przestrzeni, bo wszystkie skanery Canon posiadają zainstalowane oprogramowanie OCR oraz aplikacje umożliwiające skanowanie prosto do chmury. A wszystko to bez utraty jakości zeskanowanego dokumentu – zapewnia.
Aby w pełni wykorzystać możliwości tego rodzaju urządzeń, warto zastosować pełen pakiet nowoczesnych rozwiązań. Sprzęt to podstawa, którą dopełnia funkcjonalne oprogramowanie oraz powiązane usługi dodatkowe. Wszystko razem zapewnia kompleksowy przepływ dokumentów, ich szybkie i efektywne przetwarzanie oraz sprawne udostępnianie w ramach zdalnej pracy zespołowej.
Priorytet: bezpieczeństwo
Autorzy raportu podkreślają również, że jednym z najważniejszych wyzwań, z jakim muszą mierzyć się obecnie firmy w związku ze zmianą trybu pracy, jest bezpieczeństwo cyfrowe. – Wcześniej wiele firm traktowało te kwestie jako zbędny wydatek, a nie inwestycję. Dziś to podejście ulega zmianie, a bezpieczeństwo uznawane jest za absolutny priorytet – uważa Dariusz Szwed. I wyjaśnia powody: – Przejście pracowników na pracę zdalną wiąże się z decentralizacją trybu pracy. Dokumenty i dane zaczynają funkcjonować poza siecią przedsiębiorstwa i mogą wymknąć się spod kontroli. A wtedy łatwo zarówno o konflikt z prawem, jak i o atak cyberprzestępców.
Raport „Future Workspace” przywołuje dane firmy Coalfire, z których wynika, że ponad połowa firm wskazuje problem bezpieczeństwa jako barierę w ekspansji na nowe rynki. Jak zatem przedsiębiorcy powinny poradzić sobie z tym wyzwaniem? Do firmowej sieci można wniknąć przez każde nieodpowiednio zabezpieczone urządzenie, posiadające dostęp do internetu. Dlatego – w ocenie ekspertów – istotne jest zabezpieczenie procesów dostępu i przesyłania dokumentów na każdym etapie – od zapisu pliku na dysku komputera aż do odebrania gotowego wydruku z tacy drukarki. Rozwiązaniem, jak udowadniają autorzy opracowania, powinna być również regularna aktualizacja oprogramowania oraz stosowanie urządzeń od sprawdzonych dostawców, wykorzystujących najnowocześniejsze dostępne technologie.
Przykładowo: firma Canon udostępnia swoim klientom scentralizowane cyfrowe archiwa, które pozwalają użytkownikom łatwo wyszukiwać zapisane dokumenty czy informacje oraz przygotowywać ich kopie zapasowe, a także zabezpieczyć na wypadek kontroli. Pozwala to firmom wdrożyć jasną i spójną politykę w zakresie udostępniania i usuwania danych, dopasowując ją do specyfiki poszczególnych działów firmy czy rodzaju dokumentów. – Dziś urządzenia można również bezpiecznie zintegrować bezpośrednio z repozytoriami dokumentów, definiując mechanizmy komunikacji i reguły bezpieczeństwa. Dzięki temu przechowywane dane mogą być odpowiednio chronione i usuwane, a firma będzie w ten sposób przestrzegała wymogów przepisów o ochronie danych osobowych. Możemy zabezpieczyć tą drogą nasze przedsiębiorstwa przed wyciekiem poufnych informacji – zauważa Dariusz Szwed.
Firmowe bezpieczeństwo opiera się także o świadomość istniejących zagrożeń oraz odpowiednią higienę pracy, dotyczącą takich tematów jak stosowanie silnych haseł dostępu czy odpowiedniego zabezpieczania firmowego sprzętu poza biurem. To szczególnie ważne w kontekście zmieniającego się trybu naszej pracy.
Praca zdalna pozostanie z nami na dłużej
A zmiany nabierają tempa. Z badania, opublikowanego latem przez amerykańskie przedsiębiorstwo analityczno-badawcze Gartner[1], wynika, że aż 82 proc. amerykańskiej kadry kierowniczej godzi się na okresowe wykonywanie przez pracowników pracy w trybie zdalnym. Niemal połowa managerów nie ma nic przeciwko pracy zdalnej w ciągłym trybie. Pozostałe rozważane w badaniu opcje to wprowadzenie elastycznych dni lub godzin spędzanych w biurze oraz skrócenie tygodnia pracy.
Polscy przedsiębiorcy nie idą aż tak daleko w swoich deklaracjach, ale także nad Wisłą widoczny jest wyraźny wpływ pandemii koronawirusa na dotychczasowy tryb pracy. Jak podał Główny Urząd Statystyczny[2], niemal jedna czwarta pracowników skorzystała w ostatnich miesiącach z możliwości pracy zdalnej. W branżach teleinformatycznych wskaźnik ten osiągnął niemal 70 proc. zatrudnionych. To spora zmiana, bo w poprzednich latach udział pracy zdalnej nie przekraczał kilku procent wielkości rynku.
Wydaje się zatem pewne, że nawet po zakończeniu pandemii nie wrócimy już do znanego nam wcześniej trybu pracy. Wygra ten, kto postawi na elastyczność.
Raport „Future Workspace”, sporządzony przez ekspertów Canon, można pobrać ze strony: https://www.canon.pl/business/insights/articles/future-workspace-guide/
[1] https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-07-14-gartner-survey-reveals-82-percent-of-company-leaders-plan-to-allow-employees-to-work-remotely-some-of-the-time
[2] https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/nauka-i-technika-spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne-w-polsce-w-2020-roku,2,10.html
Materiał Promocyjny
