Firmy przenoszą się do domów. Ma to swoje zalety

Wywołane przez koronawirusa masowe przejście na home office jest dla wielu pracodawców i pracowników nie tylko wyzwaniem, ale może bezpowrotnie zmienić nasz sposób pracy.

84 proc. polskich pracowników, którzy w sondażu z początku tego roku deklarowali chęć zdalnej pracy przynajmniej raz w tygodniu, nie przypuszczało zapewne, że ich życzenie tak szybko się spełni. I co więcej, w pełnym wymiarze, gdyż znaczna część Polaków, którzy w wyniku pandemii Covid-19 w połowie marca przeszli na zdalną pracę, od tamtego czasu nie widziała swojego biura.

Według różnych badań, pracę z domu określaną z angielska jako home office wdrożyło na mocy koronawirusowej specustawy ok. 70–80 proc. pracodawców, choć spora część z nich (firmy produkcyjne, handlowe, logistyczne) w ograniczonym zakresie, bo tylko dla pracowników biurowych.

Hamulec nieufności

Z badania firmy rekrutacyjnej Devire wynika, że w branżach, gdzie dominują tzw. białe kołnierzyki, jak nieruchomości, usługi dla biznesu, media, telekomunikacja czy IT wskutek pandemii na zdalną pracę przeszli w wielu firmach niemal wszyscy pracownicy. Według Big Info Monitor pod koniec marca tego roku co trzeci Polak pracował zdalnie, najczęściej w pełnym wymiarze godzin. Z tej grupy aż 82 proc. chwaliło sobie home office. Z kolei wśród specjalistów i menedżerów udział zdalnych pracowników przekracza dwie trzecie, jak wynika z kwietniowego sondażu firm rekrutacyjnych Gi Group i Grafton Recruitment.

CZYTAJ TAKŻE: Bezpieczne twarzą w twarz. Jakie aplikacje do wideokonferencji wybrać

To radykalna zmiana, biorąc pod uwagę fakt, że według ostatnich danych Eurostatu w 2019 r. tylko 14,4 proc. Polaków pracowało z domu, przy czym większość (9,8 proc.) jedynie od czasu do czasu. Wprawdzie byliśmy na poziomie unijnej średniej, na którą składał się jednak wyższy odsetek osób pracujących zazwyczaj zdalnie. Najwięcej, bo ok. 50 proc., zdalnych pracowników było w Holandii i Finlandii, gdzie 14 proc. zatrudnionych pracowało z domu od czasu do czasu. Oba te kraje plasowały się na poziomie 52 proc. globalnej średniej.

Jak zwraca uwagę Magdalena Warzybok, dyrektor zarządzająca firmy doradczej Kincentric w Polsce, jeszcze na początku marca 2020 roku zarządy wielu polskich organizacji z ociąganiem wyrażały zgodę na pracę zdalną pracowników biurowych, tocząc dyskusję, czy mają być to dwa czy cztery dni w miesiącu. Jedną z głównych barier wprowadzenia home office – choć często niewypowiadaną wprost – był po prostu brak zaufania do pracowników i powszechnie panujące przekonanie, że praca z domu to wręcz synonim dnia wolnego.

Bariera techniczna

Wymuszone przez pandemię home office jest dla większości dzisiejszych telepracowników nowym doświadczeniem. W dodatku wdrożonym niemal z dnia na dzień, z reguły bez specjalnego przygotowania, a często i bez odpowiednich warunków do pracy w domu, gdzie część osób musi godzić obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi. – W wielu firmach dostęp do zasobów sieciowych jest możliwy tylko z firmowych komputerów, a czasem wyłącznie w siedzibie firmy – przypomina Michał Młynarczyk, dyrektor zarządzający Devire.

Zdaniem Magdaleny Warzybok, dla firm o bardzo otwartych kulturach organizacyjnych, stawiających cele i rozliczających pracowników z ich realizacji, a nie czasu spędzonego w biurze, przejście na home office było dość płynne, zwłaszcza gdy pracownicy wcześniej korzystali z technologii wspierających pracę zdalną czy wirtualne prowadzenie spotkań. Jednak w wielu firmach, które dotychczas nie zapewniały pracownikom dostępu do laptopów czy nawet podstawowych rozwiązań do pracy zdalnej, miał miejsce drastyczny spadek efektywności pracy i podwójny chaos spowodowany też dezorganizacją podstawowych procesów.

W sondażu przeprowadzonym pod koniec marca dla firmy technologicznej Nexera prawie co drugi pracownik wskazał, że zdalną pracę utrudniają mu problemy techniczne np. z Internetem, dla ponad połowy barierą był brak dostępu do dokumentacji zgromadzonej w biurze, a co trzeci narzekał na brak warunków do pracy w domu.

Wydajne home office

Pomimo tych utrudnień i mało sprzyjającej wydajnej pracy ogólnej sytuacji ponad połowa osób pozostających teraz na home office ocenia, że są co najmniej tak samo albo nawet bardziej efektywne niż w biurze. A wśród specjalistów i menedżerów ankietowanych przez firmy rekrutacyjne Gi Group i Grafton Recruitment twierdziły tak niemal dwie trzecie zdalnych pracowników.

ponad połowa osób pozostających teraz na home office ocenia, że są co najmniej tak samo albo nawet bardziej efektywne niż w biurze

Paweł Łopatka, dyrektor zarządzający SoftServe Poland, który podobnie jak wiele firm IT od lat pracuje w zespołach rozproszonych, obsługując klientów z całego świata, twierdzi, że po kilku tygodniach obowiązkowego trybu home office, klienci zauważyli wręcz wzrost produktywności jego zespołu.

Zdaniem Joanny Wanatowicz, dyrektora w Grafton Recruitment, to kontynuacja naturalnego „efektu mobilizacji”. – Wszyscy staramy się jak najlepiej wykonywać obowiązki zawodowe, aby jak najmniej odczuć konsekwencje wymuszonej izolacji po powrocie do biura – dodaje Wanatowicz. Zwraca też uwagę, że pracującym z domu specjalistom i menedżerom nadal dużą trudność sprawia planowanie pracy, pogodzenie obowiązków służbowych i rodzinnych, a prawie dwie trzecie tęskni już za bezpośrednim kontaktem ze współpracownikami.

Pomimo to 64 proc. z nich deklaruje, że po powrocie do „normalnej” pracy, będą chcieli częściej korzystać z możliwości home office, choć raczej nie więcej niż dwa dni w tygodniu. To akurat tyle, ile wynosi optymalna dawka – jak wynika z danych portalu Global Workplace Analytics. Według nich dwa do trzech dni zdalnej pracy tygodniowo pozawala na równowagę między pracą zespołową (w biurze) a potrzebą spokojnego skupienia się na obowiązkach. Podobno wtedy większość z nas ma szansę na najlepsze wyniki efektywności.

Według firmy badawczej Gartner koronawirus przyniesie rewolucję podobną do wprowadzenia 8-godzinnego dnia pracy i nawet 30 proc. osób, które w okresie pandemii przeszły z dnia na dzień na home office, może już nie wrócić do biura. Jak jednak twierdzi Przemysław Kadula, prezes firmy Talent Place, specjalizującej się od kilku lat w rekrutacji zdalnych pracowników, na razie jest zbyt wcześnie, aby realnie ocenić, w jakim wymiarze pandemia wpłynie na długoterminową popularność pracy zdalnej. Widać jednak, że o ile w pierwszym miesiącu od ogłoszenia lockdownu firmy skupiały się na utrzymaniu ciągłości biznesu i obszaru technologii i komunikacji, to teraz rośnie znaczenie budowania relacji w zespołach, motywacji pracowników i dbania o ich komfort pracy. – Firmy muszą teraz przede wszystkim skupić się na utrzymaniu zaangażowania ludzi – twierdzi Kadula.

Kosztowy atut

Szef Talent Place przewiduje, że czas na refleksje przyjdzie w III kwartale, gdy firmy będą w stanie ocenić na podstawie II kwartału, jak wprowadzenie pracy zdalnej wpłynęło na ich wyniki. Będą m.in. analizować efektywność, oceny pracowników i konsekwencje kosztowe wdrożenia home office.

Na koniec prawdopodobnie część firm stwierdzi, że przymusowa praca zdalna przyniosła pewne korzyści i może rozważą większe otwarcie się na nią w przyszłości. Tym bardziej że – jak zwraca uwagę Sławomir Grzelczak, prezes BIG InfoMonitor – zmniejszenie powierzchni biurowej może być jednym ze sposobów na cięcie kosztów, a tych wiele firm będzie teraz usilnie poszukiwać. W niedawnym sondażu Gartnera większość dyrektorów finansowych globalnych spółek podkreśla kosztowe zalety home office, a co czwarty CFO przewiduje, że przynajmniej 10 proc. obecnych zdalnych pracowników nie wróci już do biura.

Magdalena Warzybok zwraca jednak uwagę na zagrożenie, które pokazało przeprowadzone przez Kincentric pod koniec marca br. tzw. pulsowe badanie ponad 3000 pracowników z prowincji Hubei (i miasta Wuhan). O ile prawie trzy miesiące izolacji nie obniżyło ich zaangażowania, o tyle znacznie pogorszył się ich emocjonalny dobrostan. Co ciekawe, najgorzej izolację zniosły najmłodsze pokolenia pracowników, teoretycznie najlepiej przygotowane do pracy zdalnej przy wykorzystaniu technologii.

Zdaniem szefowej Kincentric w najbliższych miesiącach warto więc monitorować kondycję i zdrowie psychiczne pracowników. Może się bowiem okazać, że wywołana pandemią izolacja przyniesie dodatkowe wyzwania dla firm, nie wspominając o kosztach związanych z utratą efektywności i często długotrwałą absencją.

Materiał ukazał się w dodatku Poradnik Pracy Zdalnej