W nowoczesnych firmach niemal wszystko opiera się na IT. Rozwój cyfryzacji, usług chmurowych, coraz więcej urządzeń podpiętych pod firmowe sieci, ale też przepisy RODO wymuszają większą dbałość o ochronę danych.
Jak to zapewnić? Tworzeniem kolejnych etatów dla informatyków? A może raczej poprzez outsourcing różnych obszarów IT, w tym systemów druku? Przed taką decyzją stają menedżerowie i szefowie firm oraz instytucji.
„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my” – powiedział Henry Ford, założyciel Ford Motor Company. Ta filozofia z biegiem lat staje się coraz bardziej popularna wśród polskich przedsiębiorców, chociaż w obszarze IT musieli oni przezwyciężyć pewne obawy.
Ryzyko wycieku danych było jedną z nich. Jednak sytuacja na rynku pracy i częste zmiany miejsca zatrudnienia przez informatyków zmuszały właścicieli firm do zastanowienia się, czy warto powierzać wiedzę o obszarze IT kilku osobom, a czasem tylko jednej? Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw kierowało swoje kroki do profesjonalnych firm informatycznych. Te przekonywały do siebie technologią, wiedzą i umiejętnościami, ale też sprawną zmianą usług, która w minimalnym stopniu ingerowała w prace firmy lub w ogóle nie ingerowała. Jednocześnie dostarczały przejrzystą dokumentację systemów informatycznych oraz pełną sprawozdawczość. Jeszcze innym ich atutem okazał się poziom bezpieczeństwa i poufności danych oraz posiadanie ubezpieczenia OC.
Kluczowym czynnikiem przekonującym do outsourcingu okazują się jednak oszczędności, jakie przynosi firmom. Przykładem jest obszar systemów druku i zarządzania drukiem, gdzie mogą one sięgać 30–40 proc. Jeszcze kilka lat temu firmy wolały kupować maszyny drukujące, kopiarki i inne urządzenia biurowe. Obecnie wysokiej jakości i wydajności drukarki czy urządzenia wielofunkcyjne są coraz częściej dzierżawione. Przemawia za tym też usprawnienie procesu produkcji i obiegu dokumentów czy profesjonalny serwis.
