Finanse zawsze pod kontrolą

Usprawnienie procesów księgowych ma duży wpływ na przychody firmy. Dlatego warto sięgnąć po rozwiania technologiczne, które optymalizują i automatyzują pracę działów finansowych.

Materiał powstał we współpracy z Hicron

Zwiększenie wydajności pracy działu finansowo-księgowego można uzyskać poprzez wdrożenie odpowiednich, zautomatyzowanych narzędzi IT. Z przeprowadzonego w 2019 roku badania CIMA (Chartered Institute of Management Accountants) „Future of Finance” wynika, że firmy korzystające ze wsparcia cyfrowych technologii w obszarze finansowym wykazują się największą zwinnością biznesową, zwiększają swoje przychody i rozwijają się szybciej. Aż 61 proc. specjalistów z dziedziny finansów przewiduje, że z powodu widocznych korzyści co najmniej 20 proc. zadań finansowych zostanie zautomatyzowana w ciągu najbliższych trzech lat. A zatem firmy, które chcą dołączyć do najlepszych powinny wdrożyć odpowiednie narzędzia usprawniające procesy finansowe.

Oczywiście najlepiej by było, żeby wobec niestabilnej sytuacji ekonomicznej spowodowanej pandemią były to rozwiązania niedrogie i przynoszące szybki zwrot z inwestycji, ponieważ budżety IT są obecnie zmniejszane i jak przewiduje firma badawcza Gartner, do 2021 roku raczej nie przewiduje się ich zwiększania.

Automatyzacja z pomocą księgowym

Hicron ProFinance to pakiet rozwiązań i usług realizowanych w obszarze finansów przeznaczony dla firm posiadających systemy SAP. To rozwiązania także na czasy kryzysu, kiedy firmy wstrzymują większe inwestycje a jednocześnie trudno im funkcjonować i konkurować na rynku bez optymalizacji biznesu za pomocą cyfrowych narzędzi. Pakiet ProFinance jest skalowalny, dzięki czemu każde przedsiębiorstwo może go dostosować do swoich potrzeb i możliwości. Rozwiązania automatyzują różne procesy finansowe takie jak: księgowanie ulgi za złe długi, raporty finansowe, czynności związane z zarządzaniem planem kont, działania związane z zamknięciem miesiąca, budżetowanie, walidację kosztów.

Bardzo przydatną funkcjonalnością ProFinance jest automatyczne księgowanie ulgi VAT na złe długi. Zgodnie z nowelizacją ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych od 1 stycznia 2020 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące tzw. ulgi za złe długi ograniczające zatory płatnicze. Podatnicy PIT i CIT mogą od stycznia zmniejszyć podstawę obliczenia podatku dochodowego o zaliczaną do przychodów wartość należności, która nie została opłacona w terminie 90 dni, licząc od dnia upływu daty płatności wskazanej na fakturze. Jedną z propozycji w ramach ProFinance jest automatyzacja procesu związanego z księgowaniem przeterminowanych zobowiązań zarówno po stronie należności wobec innych firm, jak i własnych zaległości płatniczych. Automatyzacja obejmuje wszystkie działania: od analizy przeterminowanych pozycji do księgowania korekty VAT i odwrócenia korekty po zapłacie. Eliminuje to czasochłonne czynności manualne i błędy, jakie mogą powstać przy ręcznym wprowadzaniu danych, poprawia cash flow oraz pozwala na utrzymanie przejrzystości dokumentacji i księgowań. – Rozwiązanie opiera się na standardzie, który oferuje SAP, więc nie ma potrzeby wdrażania nowych i kosztownych usprawnień. Po prostu przy pomocy dedykowanych procesów możliwe jest skorygowanie pozycji VAT i wykazanie ich w rejestrze VAT jak również w strukturach JPK – mówi Karolina Berks, SAP Finance Consultant w Hicron.

Kolejne rozwiązanie znacznie ułatwiające księgowym pracę to Closing Cockpit, wspierający zamknięcia miesiąca. Closing Cockpit zbiera w jednym narzędziu wszystkie czynności wykonywane w trudnym okresie zamknięcia miesiąca i pozwala na ich znaczne przyspieszenie. Rozwiązanie to sprawdzi się zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, które mają rozproszony zespół pracowników, wieloetapowy proces zamknięcia miesiąca oraz krótkie terminy na jego wykonanie.

Natomiast funkcja kontroli maili oraz powiadomień wysyłanych bezpośrednio z systemu SAP przyda się działowi controllingu w celu monitoringu upomnień o zalegających płatnościach. Z tej samej funkcji mogą też skorzystać inne działy biznesowe, takie jak sprzedaż i dystrybucja, które do korespondencji dołączają certyfikaty i atesty dotyczące zakupionych przez klienta wyrobów. Szybko mogą ustalić kto i kiedy je otrzymał.

Zarządzanie finansami jako cześć większej strategii w pokryzysowym świecie

ProFinance to pakiet wpisujący się w założenia szerzej zakrojonej strategii HicrOn-Time, która została stworzona w związku z kryzysem epidemicznym, aby pomóc przedsiębiorcom dostosować rozwiązania do ich aktualnych potrzeb i mimo niepewnych czasów wdrażać cyfrowe rozwiązania, które pozwolą na dalszy rozwój biznesu. HicrOn-Time Strategy odpowiada na obecne wymagania rzeczywistości oferując obniżony próg wejścia, elastyczne podejście do potrzeb Klienta, realizację usług nawet w 100 proc. zdalnie przy pełnym dostępie do wiedzy ekspertów – a to wszystko bez wychodzenia z domu.

– Staramy się, aby nasze rozwiązania nie obciążały przesadnie budżetu klienta. Czasem wystarczy analiza posiadanych już przez niego rozwiązań i funkcjonalności dostępnych w systemie, których nie uruchamiał, bo nie wiedział o ich istnieniu. Pakiet narzędzi ProFinance stworzony w ramach HicrOn-Time Strategy pozwala na ulepszenie cash-flow poprzez kontrole kosztów i budżetów. Często firmy nie zdają sobie sprawy z tego w jak łatwy sposób mogą te koszty kontrolować, a przez to wpływać na swoją płynność finansową – mówi Karolina Berks.

Materiał powstał we współpracy z Hicron