ERP niezbędny w cyfryzacji firm

Zachowanie przewagi rynkowej zależy dziś od innowacyjności firm, co wymaga wdrożenia właściwych rozwiązań informatycznych. Dlatego też starsze systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning), jeśli nadal mają wspierać jego rozwój, powinny zostać zastąpione nowszym oprogramowaniem, dostosowanym do cyfrowej rzeczywistości i nowych potrzeb biznesu. Nic zatem dziwnego, że jak podaje raport Panorama Cunsulting „2019 ERP Report: People, Process, Technology”, 37 proc. firm na świecie planuje gruntowną aktualizację oprogramowania ERP, a 28 proc. rozważa zastąpienie go nowym rozwiązaniem.

Nowy system powinien być elastyczny i łatwy w obsłudze. Użytkownicy oczekują, że będzie miał wbudowane możliwości analityczne i łatwo zintegruje się z oprogramowaniem innych dostawców, co pozwoli budować i stale uzupełniać ekosystem rozwiązań wspierających rozwój biznesu. Wszystkie te parametry spełnia SAP S/4HANA, zastępujący system SAP ECC. W Polsce jest obecnie 1500 instalacji SAP, które powinny migrować do tej wersji, jednak także firmy posługujące się rozwiązaniami innych dostawców mogą po nią sięgnąć.

Następca ECC ma ogromne możliwości analityczne dzięki wbudowanej nowoczesnej bazie danych in-memory SAP HANA, która pozwala na błyskawiczne analizowanie wielkich wolumenów danych w pamięci RAM. Wgląd w biznes w czasie rzeczywistym umożliwia szybsze podejmowanie decyzji, optymalizację procesów i lepsze interakcje z klientami. SAP S/4HANA przyspiesza cyfrową transformację także dlatego, że można go łatwo zintegrować z rozwiązaniami z obszaru AI, machine learning czy też z blockchain. Użytkowanie systemu ułatwia nowy, kafelkowy interfejs Fiori, dostępny także dla smartfonów i tabletów. Jest on oparty na rolach (role-based), a zatem dostęp do funkcji systemu jest zależny od uprawnień użytkownika i zakresu jego obowiązków. Zróżnicowanie praw dostępu ma jeszcze jedną zaletę: zwiększa bezpieczeństwo danych.

Przejście na nowy system warto rozważyć także dlatego, że wsparcie dla poprzedniej wersji SAP ECC zakończy się w 2027 roku, z odpłatną możliwością przedłużenia terminu do 2030 roku. Może się wydawać, że to nieprędko, jednak każda firma, która zastanawia się nad zmianą systemu, musi brać pod uwagę, że jeśli wstrzyma się z migracją, to przez ten czas wielu konkurentów zrobi krok naprzód, bo będą już korzystać z możliwości systemu S/4HANA aktualizowanego kilka razy w roku.

Dwie drogi do systemu

Wymiana systemu ERP w przypadku SAP S/4HANA może być przeprowadzona na dwa sposoby, jako reimplementacja lub konwersja.

Reimplementacja polega na przejściu z systemu starszego niebędącego systemem SAP lub z systemu SAP ECC na nowe rozwiązanie. Dane podstawowe są w tym przypadku przenoszone ze starego systemu za pomocą specjalnych narzędzi do migracji. Reimplementacja jest sporym wysiłkiem organizacyjnym i czasochłonnym projektem, ponieważ prócz alokacji zasobów wymaga także wdrożenia wszystkich procesów od podstaw. To wszystko przekłada się też na wysokość budżetu.

Można jednak zmniejszyć zarówno ilość środków finansowych, jak i czas przeznaczony na nową implementację, stosując inną drogę, czyli konwersję. W wyniku konwersji istniejąca instancja SAP ECC zostaje przekształcona w S/4HANA z zachowaniem wszystkich starych danych, nie ma też potrzeby modelowania wszystkich nowych procesów, co generuje dodatkowe koszty. – Głównym powodem, dla którego klienci posiadający już rozwiązania SAP częściej decydują się na konwersję niż na reimplementację, jest możliwość korzystania z szybkiego dostępu do danych dzięki SAP HANA oraz wbudowanym narzędziom analitycznym przy zachowaniu procesów, które budowali nieraz przez wiele lat – mówi Piotr Łasiński, senior konsultant w zespole logistyka i automotive w Hicron.

Jaki model wdrożenia?

Dla firmy, która nie jest użytkownikiem SAP ECC, nowe wdrożenie S/4HANA jest jedyną opcją. Natomiast przedsiębiorstwo, które już posiada SAP ECC, może rozważyć dwie opcje. Warunkiem wstępnym do określenia ścieżki implementacji będzie ocena aktualnej konfiguracji i wykorzystania systemu. Decyzja zależy więc od wielu czynników biznesowych i technologicznych, a także od środków, jakie mają być na to przeznaczone.

Reimplementacja może w dalszej perspektywie przynieść spore pożytki biznesowe, ponieważ pozwala wykorzystać nowe, przemyślane i sprawdzone procesy dedykowane dla określonych branż. Dzięki takiemu podejściu firma ma możliwość wydobycia się z labiryntu starego środowiska informatycznego, ponieważ przejście do S/4HANA stanowi okazję do uporządkowania danych i dostosowania się do standardowych, najlepszych praktyk oferowanych w rozwiązaniach SAP.

W przypadku konwersji niższym kosztem i w krótszym czasie firma również zyskuje wiele nowych możliwości. Takie podejście jest dobre dla przedsiębiorstw, które nie chcą zmian w funkcjonowaniu, pozwala bowiem na dalsze prowadzenie działalności biznesowej bez większych zakłóceń, z możliwością dodania nowych procesów w przyszłości. To, co jest dla firm ułatwieniem we wdrożeniu przy wykorzystaniu konwersji, jest również pewnym minusem – wciąż swoje działanie opierają one na starych danych i niezmienionych procesach.