Projekty IT w niestabilnych czasach wymagają elastyczności

Realizacja projektów IT, jako proces wieloetapowy i złożony obciążona jest elementem ryzyka, ponieważ nie zawsze da się unikać nieprzewidzianych sytuacji.

Mogliśmy się o tym przekonać w 2020 roku, kiedy wybuch pandemii wymusił na przedsiębiorstwach wiele gwałtownych zmian. Jak wynika z badania przeprowadzonego w przez AppDynamics w trakcie lockdownu 95% firm z dnia na dzień zmieniło swoje priorytety w zakresie budowy infrastruktury technologicznej. Z kolei 71% przyznało, że projekty IT, których realizację zakładano na wiele miesięcy lub lat przeprowadzono w kilka tygodni.

Środowisko IT zmienia się więc z tak duża dynamiką że określenie dziś zakresu projektu, nawet na najbliższe dwa lata jest trudne, gdyż w tym czasie mogą potrzeby firmy mogą być już całkiem inne. Jeśli przedsiębiorstwo, przykładowo, zaplanowało rok temu wdrożenie gospodarki magazynowej, to kryzys Covid mógł przetasować plany i sprawić, że znacznie ważniejsza dla biznesu i jego przetrwania na trudnym rynku stała się organizacja kanałów sprzedaży e-commerce. Jak zatem wdrążać bezpiecznie rozwiązania IT i jak takie wdrożenia wyceniać, by uniknąć ryzyka operacyjnego i finansowego?

Stosowane przez firmy modele realizacji projektów

Firmy stosują zazwyczaj dwa modele realizacji projektów IT: Fixed Price i Time&Material.

Fixed Price zakłada pełną odpowiedzialność dostawcy za projekt, jego zakres jest zamknięty, cena z góry ustalona, a klient nie ma swobody w kierowaniu jego przebiegiem. Jeśli podczas realizacji okaże się, że pierwotnie uzgodniony i wyceniony zakres zaczyna się zmieniać, pojawiają się problemy i konflikty interesów: dostawca IT nie chce wykonać dodatkowej pracy, a klient się tego domaga. W formule Time and Material klient płaci za faktycznie wykonaną pracę konsultantów, według wcześniej ustalonych stawek. Rozliczenie T&M jest modelem elastycznym, dającym możliwość bieżącego wdrażania zamian. Ułatwia to start projektu, ponieważ nie wymaga szczegółowego planowania i szczegółowej specyfikacji, która jest doprecyzowywana na kolejnych etapach.

Trzecia droga – podejście elastyczne

Duże wdrożenia realizowane w Fixed Price stają się jednak ryzykowne w czasach ciągłych zmian, bo ich zakres i koszt jest niezwykle trudny do określenia, zwłaszcza w projektach wieloletnich. Potrzeby związane z coraz większą digitalizacją biznesu stale rosną i mogą powodować konieczność nieprzewidzianej korekty w planie wdrożenia, podobnie zresztą, jak zdarzenia losowe. Dlatego Hicron proponuje trzeci, elastyczny model realizacji projektu, lepiej przystosowany do ciągłych zmian, nie tylko w krajobrazie biznesu, ale i w środowisku technologicznym. Klient sam określa w nim czas i decyduje o zakresie, który realizuje przy wsparciu odpowiedniego zespołu konsultantów od strony dostawcy. Jedyną rzeczą, która jest w takim modelu stała to zespół i ustalone stawki. Ponieważ klient sam zarządza projektem, to w razie konieczności, może zmienić jego kierunek.

To elastyczne podejście jest przeznaczone dla firm, które mają dojrzałe działy IT i wiedzą jaki cel chcą osiągnąć, jak będą realizowały projekt oraz kiedy chcą go zacząć i zakończyć.

Mówiąc o dojrzałości działu IT, niekoniecznie chodzi o to, by był to dział rozbudowany, a raczej o to, by posiadał doświadczonego lidera w zakresie projektów SAP, który będzie w stanie przeprowadzić analizę zasobów i zadecydować czego potrzebuje do realizacji projektu oraz na podstawie własnych doświadczeń ustalić, ile czasu zajmą prace oraz zaplanować koszty. Kluczową rolą Hicron jest współpraca przy budowaniu zespołu, którego zadaniem będzie zrealizowanie projektu.

Ponieważ klient wie, jaki projekt chce zrealizować, by osiągnąć cel biznesowy, to wie również jakich ludzi do tego potrzebuje. Dostawca, na podstawie określonych potrzeb, dostarcza konsultantów o odpowiednich kompetencjach, którzy zasilają zespół. – Klient ma nie tylko ten komfort, że sam określa zakres i cel projektu, a przy tym nie jest związany sztywną wyceną z dostawcą, ale może też skorzystać z konsultantów z innej firmy, gdy partner wdrożeniowy nie ma pełnego pokrycia w kompetencjach. Nie wpływa to negatywnie na współpracę z dostawcą – mówi Michał Staroń, Business Development Manager w firmie Hicron. Taki elastyczny model współpracy między klientem, a firmą informatyczną ma też ogromne znaczenie dla satysfakcji obu stron.

Projekty w nowej, elastycznej formule przeznaczone są głównie dla bardzo dużych przedsiębiorstw. Hicron obecnie realizuje trzy projekty tego rodzaju, w tym największe dla klientów z branży AGD oraz producenta części dla przemysłu samochodowego.

Kwestia zaufania

Warto zaznaczyć, że w przypadku realizacji projektów IT ważną sprawą jest budowanie długofalowych relacji pomiędzy klientem a dostawcą rozwiązań. Owocuje to nie tylko wzajemnym zaufaniem, ale też powoduje, że konsultant zna doskonale biznes klienta, co przekłada się na lepsze dopasowanie projektu, a nawet stworzenie technologicznej ścieżki dalszego rozwoju. Hicron określa takiego zaufanego doradcę, który uczy się firmy klienta przez lata jako VisiON Architect, SolutiOn Maker. Jest on w stanie połączyć swoją wiedzę branżową  ze szczegółową wiedzą o organizacji i zaproponować konkretne, dopasowane do jej potrzeb, innowacyjne rozwiązania.