Materiał powstał we współpracy z firmą Hicron

Termin obowiązkowego posługiwania się przez podmioty gospodarcze w Polsce fakturą ustrukturyzowaną został przesunięty z 1 stycznia 2023 na 1 stycznia 2024 roku. Jednak firmy, które mają obecnie możliwości budżetowe powinny pomyśleć o wcześniejszym zintegrowaniu swojego oprogramowania z Krajowym System e-Faktur. Powodów jest kilka. Wybór partnera wdrożeniowego i implementacja nie będzie przebiegać pod presją czasu, wdrożenie się nie opóźni i można będzie spokojnie przetestować współpracę z KSeF. Ponadto prócz dostosowania się do wymogów ustawodawcy firma otrzymuje wartości dodaną.  Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznacza bowiem nie tylko skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach i mniej obowiązków dla działów finansowych, ale służy też podniesieniu ogólnej efektywności przedsiębiorstwa i jest kolejnym krokiem w stronę cyfrowej transformacji. Po co więc zwlekać z jej wdrożeniem?

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest plikiem w formacie xml zawierającym określone przepisami informacje (daty sprzedaży i wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.), które mogą być automatycznie odczytywane i przekazywane za pomocą systemów informatycznych. Wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej ma być kolejnym krokiem, po  JPK_VAT i JPK_VAT7M, w kierunku uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce, ponieważ standaryzacja zapisu danych w fakturach pozwoli administracji skarbowej wdrażać zautomatyzowane mechanizmy weryfikacji i kontroli zawartych w nich informacji.

Wszystkie faktury w postaci plików xml będą trafiać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) służącego do ich wystawiania, otrzymywania i przechowywania. Został on pilotażowo uruchomiony w 2022 r. (na mocy ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw) i można z niego korzystać na zasadzie dobrowolnej. Jednak od 2024 roku KSeF stanie się jedyną obowiązującą platformą umożliwiającą wymianę elektronicznych faktur w obiegu gospodarczym.

Wyzwania wdrożeniowe niepokoją przedsiębiorców

Wprowadzenie faktury ustandaryzowanej wiąże się ze zmianami w rozwiązaniach informatycznych, ponieważ muszą one zostać przystosowane do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym celu w systemach do fakturowania trzeba będzie wdrożyć logiczną strukturę e-faktury, a systemy finansowo-księgowe dostosować do przesyłania i odbierania e-faktur z platformy KSeF oraz automatycznego przetwarzania zawartych w nich danych.

Przykład implementacji faktury ustrukturyzowanej w systemach SAP pokazuje jak wygląda dostosowanie oprogramowania ERP do nowych wymogów. Firmy korzystające z rozwiązań SAP mogą w szybki, efektywny i bezpieczny sposób zintegrować swoje systemy z KSeF. Autorskie  rozwiązanie, pozwalające na taką wymianę dokumentacji opracował m. in. Hicron – złoty partner SAP. Może być ono zastosowane w każdym przedsiębiorstwie, nawet  o mocno skompilowanej strukturze organizacyjnej. Jak komentują eksperci Hicron  przedsiębiorcy mają dużo obaw związanych z wysokimi kosztami dostosowań systemów do faktury ustrukturyzowanjej, z  przekroczeniem budżetu wdrożeniowego, bezpieczeństwem i zapewnieniem aktualizacji (z czasów wdrożenia JPK pamiętają, że zmian było dużo). Są one jednak bezpodstawne, ponieważ implementacja modułu rozliczeń z Krajowym System e-Faktur wcale nie naraża ich na wspomniane ryzyka. Firmy cały czas mają kontrolę nad budżetem wdrożeniowym oraz kosztami użytkowania rozwiązania. Pozwala na to:

•             Brak opłat licencyjnych. Korzystanie ze standardów SAP jest zdecydowanie tańsze, niż wprowadzanie do organizacji nowych aplikacji. Moduł autorski Hicron wykorzystuje już wykupione licencje na rozwiązania SAP oraz korzysta z repozytorium danych w systemie - nie generuje więc dodatkowych kosztów licencyjnych, które potrafią być dużym obciążeniem dla przedsiębiorstwa.

•             Indywidualne dostosowanie. Nie jest to wdrożenie "z pudełka", wymaga  optymalizacji poprzedzonej analizą biznesową, która pozwoli poznać potrzeby klienta i zmapować jego procesy. W ten sposób organizacja otrzymuje rozwiązanie idealnie skrojone pod jej oczekiwania, które nie tylko spełnia wymogi ustawodawcy, ale też służy unowocześnieniu procesów.

•             Czas wdrożenia bez niespodzianek. Proces wdrożeniowy trwa zwykle od dwóch do trzech miesięcy (przy prostej strukturze) i wydłuża się w zależności od złożoności podmiotu. Partner wdrożeniowy jest w stanie dokładnie określić czas implementacji na podstawie analizy środowiska informatycznego klienta i podać jego szczegółowy harmonogram. Oczywiście należy też brać pod uwagę aspekt ludzki. Szkolenie pracowników oraz nauka nowych procesów mogą mięć wpływ na zmiany w harmonogramie. Jest to dodatkowy powód do tego, by zainteresować się wdrożeniem wcześniej i nie odkładać go na ostatni moment.

•             Ilość faktur nie wpływa na koszty. To ważny czynnik, który pozwoli pilnować kosztów operacyjnych. Niezależnie od ilości generowanych e-faktur abonament na usługę nie wzrośnie .

•             Bezpieczeństwo. Obawy przed wyciekiem danych zawsze towarzyszą  przedsiębiorcom, tym bardziej w przypadku tak wrażliwych informacji jak te zawarte w fakturach. Dzięki temu, że komunikacja pomiędzy systemem SAP (aplikacja jest wbudowana w system klienta) a KSeF przebiega bezpośrednio, bez żadnych pośredników po drodze, poufność danych jest zachowana, a ryzyko wycieku jest zminimalizowane.

•             Zróżnicowane podejście do umowy serwisowej. Warunki niezależnej umowy serwisowej każda firma ustala indywidualnie, doprecyzowując jej przedmiot i zakres. Może zawrzeć np. 5-letnią umowę SLA, dotyczącą określonego poziomu dostępności i utrzymania rozwiązania, ale może też, zamiast ustalonego ryczałtu, podejść do wprowadzania zmian w sposób iteracyjny wyceniając koszt konkretnej zmiany, dopiero wtedy, gdy się ona pojawi.