W pandemicznej rzeczywistości cyfryzacja zyskała na znaczeniu w tempie, jakiego nikt nie mógł się spodziewać. W wykorzystaniu technologii cyfrowych do przekształcania organizacji pracy, chodzi o coś więcej niż usprawnienie – chodzi o optymalizację kosztów. Jeśli musimy nadal funkcjonować między papierem a bitami, z pomocą przychodzą usługi MPS.
Materiał powstał we współpracy z HP
W trwającym od wiosny ograniczeniu kontaktów międzyludzkich, nauka i praca weszły na zupełnie inny poziom. Bez wykorzystania technologii cyfrowych praca stała się prawie niemożliwa do zrealizowania w wielu obszarach. Synonimem aktywności zawodowej w czasach pandemii stały się spotkania i narady online, które wymusiły zamianę formuły tworzenia i przepływu dokumentów. Wprawdzie w wielu obszarach dokumenty papierowe przyjęły już formę cyfrową, ale nie zawsze papier da się jeszcze zastąpić bitami. Potrzebne są więc rozwiązania usprawniające działania na pograniczu światów – analogowego i cyfrowego. Z pomocą przychodzą usługi MPS, które zwiększają wydajność i umożliwiają firmom skuteczniej wykorzystywać informacje.
Mówiąc krótko, polega to na zastąpieniu formularzy papierowych wersjami cyfrowymi, które kierują dane bezpośrednio do końcowej bazy danych, lub skanują i zapisują dokumenty papierowe wewnątrz systemów zarządzania dokumentami, co ułatwia ich wyszukiwanie, udostępnianie i kontrolę. Cyfryzacja to spora szansa na pozbycie się procesów opóźniających szukanie informacji o klientach, kontrahentach lub uzyskiwanie dobrych, użytecznych danych, które ułatwiają, a nie utrudniają pracę. Specjaliści IT twierdzą, że przyjmowanie cyfrowych przepływów pracy, automatyzowanie i optymalizacja współpracy, routingu i zatwierdzeń pozwala zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i ograniczyć błędy. Czas potrzebny na zapewnienie zgodności i zmniejszenia ryzyka zostaje zredukowany.
Z MPS transformacja działa
Korzystanie z usługi Managed Print Services (MPS) niesie za sobą wiele praktycznych korzyści. Począwszy od tego, że najważniejsze informacje są łatwiej dostępne i bezpieczniejsze. W takiej usłudze drukowanie bezprzewodowe ze smartfonów i tabletów jest zupełnie bezpieczne i ułatwia integrację urządzeń przenośnych w przepływach pracy, a zespoły mogą korzystać z dowolnych narzędzi, które akurat mają pod ręką. Kiedy pandemia się skończy, wprowadzone narzędzia cyfrowego przepływu pracy pozostaną na dłużej i nadal będą ułatwiać funkcjonowanie firm, choćby w ten sposób, że zapobiegną niepotrzebnemu duplikowaniu dokumentów, co oznacza, że np. partnerzy biznesowi nie będą proszeni o dostarczanie informacji, które już przesłali. Ponadto, funkcje drukowania na żądanie zapewniają, że dokumenty są drukowane tylko po uwierzytelnieniu w drukarce. Dzięki temu, nie dochodzi do sytuacji, kiedy to poufne dokumenty leżą zbyt długo w odbiorniku i postronna osoba może mieć do nich dostęp. Nie bez znaczenia jest, że taka zmiana, obok poprawy wydajności pracy, zmniejsza również ilość odpadów papierowych oraz koszty i przestrzeń związane z przechowywaniem dokumentów.
Bezpieczeństwo i mniej pracy dla IT
Usługi zarządzania drukiem podnoszą też bezpieczeństwo obiegu informacji w firmie pozwalając go dokładnie kontrolować, a użytkownikowi skupić się na prowadzeniu biznesu.
Systemy MPS pomagają w ocenie ryzyka, zabezpieczaniu floty urządzeń i zarządzaniu nią, zapewnianiu zgodności z normami bezpieczeństwa druku oraz utrzymaniu najnowszych standardów ochrony. Zapewniają m.in. szereg komplementarnych metod i narzędzi związanych z ochroną druku i przetwarzania danych, w tym funkcje kontroli i autoryzacji wydruków z mechanizmami uwierzytelniania pracowników czy opcje integracji z systemami DLP (usprawniającymi procesy obiegu i archiwizacji dokumentów) w zakresie śledzenia oraz blokowania informacji przenoszonych na papier lub przetwarzanych w formie cyfrowej.
Zalety usług MPS są na tyle przekonywujące, że korzysta z nich w Polsce 70 proc. dużych korporacji. W ocenie przedstawicieli największych przedsiębiorstw przeniesienie zadań związanych z zarządzaniem drukiem na zewnętrznego dostawcę pomaga też odciążyć dział IT, który może skupić się na innych obowiązkach. Rozwiązanie zarządzaniem druku sprawdzi się w mniejszych organizacjach, pozwalając na optymalizację kosztów, zwiększenie bezpieczeństwa przepływu danych oraz zarządzania flotą druku, co pozwoli zarządzać budżetem inwestycyjnym tak, aby skupić się na celach biznesowych.
Materiał powstał we współpracy z HP
