Bezpieczne twarzą w twarz. Jakie aplikacje do wideokonferencji wybrać

Firmy, które w związku z pandemią przeszły na tryb tzw. telepracy, testują lub już z powodzeniem wykorzystują internetowe narzędzia do zdalnej komunikacji. Świat w krótki czasie zdominował Zoom, ale rozwiązań wideokonferencyjnych czy aplikacji do wymiany dokumentów i wspólnej pracy online jest więcej. Warto przyjrzeć się tym najpopularniejszym, ale również tym szczególnie innowacyjnym, zahaczającym o rzeczywistość wirtualną (VR).

Boom na Zoom

Wraz z rozwojem epidemii koronawirusa firmy przechodzą na zdalną pracę (home office), a w konsekwencji rośnie popyt na systemy telekonferencyjne. O boomie może świadczyć fakt, że założona przez Erica Yuana spółka Zoom Video Communiactions zwiększyła zasięg swojej aplikacji – ledwie w ciągu czterech miesięcy – z 10 mln do 300 mln użytkowników.

CZYTAJ TAKŻE: Firmy przenoszą się do domów. Ma to swoje zalety

BlueJeans, w odróżnieniu od Zooma czy należącego do Microsoftu serwisu Skype, nie posiada darmowych usług video-calling. Ale dziś firmy do komunikacji szukają nie tylko bezpłatnych, ale również efektywnych i wielofunkcyjnych narzędzi. Jakie rozwiązania zatem „królują”? Według analityków Picodi.com w okresie epidemii największe zainteresowanie w Europie wzbudziły takie komunikatory wideo, jak związana z Facebookiem aplikacja WhatsApp (lider m.in. w Europie Zachodniej i na południu kontynentu) czy Zoom (wiedzie prym w Estonii, Irlandii, Szwecji, Norwegii czy Wlk. Brytanii). Użytkownicy na Bałkanach sięgają głównie po izraelsko-białoruski system Viber oraz Microsoft Teams. W Europie do wyjątków należą m.in. Polska i Dania. Na tym ostatnim rynku użytkownicy najczęściej wykorzystują bowiem rozwiązanie Google’a – komunikator Meet (Google Hangouts), w naszym kraju zaś dominuje wciąż popularny niegdyś na świecie, jeden z pionierów połączeń wideo – Skype (tak jak na Węgrzech, Słowacji oraz w Grecji).

Popularnym rozwiązaniem do współpracy jest również Cisco Webex. Wykorzystanie Webexa wzrosło 2,5 raza w Ameryce Północnej i Południowej, cztery razy w Europie i 3,5 raza w regionie Azjii i Pacyfiku. Jednego dnia odbywało się 4,2 miliona spotkań, czyli ponad dwukrotnie więcej niż podczas szczytowych momentów przed pandemią.

Kłopot z digitalizacją

Jak wynika z danych BIG InfoMonitor, co trzeci Polak z powodu kwarantanny pracuje z domu. Zdecydowana większość (82 proc.) pozostających na home offisie ocenia, że rozwiązanie to w ich przypadku się sprawdziło. 16 proc. ankietowanych twierdzi, że ich produktywność nawet wzrosła. Niemal co trzeci respondent wskazuje jednak, że brakuje odpowiedniego sprzętu czy narzędzi do takiej zdalnej pracy. Potwierdzają to badania Eurostatu. Pokazują one, że w 2019 r. tylko 26 proc. pracowników w Polsce miało odpowiednie narzędzia do wykonywania pracy zdalnie (to poniżej średniej europejskiej, choć lepiej niż na Węgrzech czy nawet w Niemczech). Daleko nam więc do liderów, m.in. Szwecji, Irlandii czy Finlandii, gdzie do telepracy przygotowany jest co drugi pracownik.

– Pracodawcy często nie dostrzegają korzyści płynących z cyfrowych rozwiązań i boją się wysokich kosztów, dlatego odkładają cały proces na nieokreśloną przyszłość. O tym, jak duże znaczenie ma poziom digitalizacji, przypomniał firmom koronawirus, który zwiększył potrzebę pracowania z domu. Bezpieczne współużytkowanie dokumentów i umożliwienie kadrze wykonywania obowiązków zdalnie okazało się dużym problemem – zaznacza Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów IT w Konica Minolta.

Przyszłość to VR

Podstawowym narzędziem, nie licząc komputera i dostępu do internetu, są odpowiednie aplikacje do komunikacji z zespołem czy partnerami biznesowymi. Wśród systemów wideokonferencyjnych można zwrócić uwagę przynajmniej na kilka wiodących rozwiązań (pomijamy profesjonalne i często kosztowne systemy, a skupiamy się na tych ogólnodostępnych, po które sięgnąć mogą nawet najmniejsze firmy).

Liderujący w naszym kraju Skype to narzędzie znane od dawna, a do tego bezpłatne. Podobnie jak Zoom (rozmowa umożliwia prowadzenie wideokonferencji z wieloma uczestnikami. To wyróżnik, ponieważ np. w WhatsAppie, który rozmowy wideo wprowadził dopiero w 2018 r., w konferencji uczestniczyć może jedynie do czterech osób (podobnie w Microsoft Teams). Dopiero teraz Facebook, który stoi za tą aplikacją, szykuje się do podniesienia limitu uczestników do ośmiu rozmówców. Podobne ruchy podjął Google Hangouts (dotąd wyświetlany było duży obraz gospodarza i do siedmiu osób na dole ekranu, ale wkrótce ma być możliwość rozmów w gronie 16-osobowym).

Warto podkreślić, że większość dostawców tego typu komunikatorów wyszła naprzeciw aktualnym potrzebom zdalnych kontaktów i oferuje swoje rozwiązania, przynajmniej w okrojonej wersji, za darmo. Ale równie ważnym kryterium jak koszt jest bezpieczeństwo. To aspekt, który – jak pokazały liczne przykłady nieautoryzowanych wejść na rozmowy w Zoomie (tzw. zoom-bombing) – nie był dotąd szczególnie brany przez użytkowników pod uwagę. I to się zmieniło. Dojrzeli również dostawcy usług. Zoom poprawił ustawienia systemu tak, że funkcje bezpieczeństwa istniejące do tej pory jako opcjonalne są teraz obowiązkowe. Dotyczy to na przykład tzw. funkcji poczekalni. Jak podkreśla Krzysztof Kontek, prezes Acnet (partner Zoom w Polsce), w efekcie żadna osoba nie dostanie się na konferencję (mimo posiadanego loginu) bez dodatkowej akceptacji jej organizatora.