Brakuje specjalistów i pieniędzy na wdrożenia RODO

Jeszcze przed końcem ubiegłego roku różne instytucje publikowały analizy i badania, z których wynikało, że nawet ponad połowa organizacji, w tym także tych z Polski, nie jest przygotowana na zmiany, jakie niesie ze sobą wejście w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych. W tym czasie media szeroko opisywały wyzwania stojące przed przedsiębiorcami w kontekście RODO. Mimo to do dzisiaj nie zmieniło się praktycznie nic – obecnie zaledwie 40 proc. firm jest bowiem w pełni przygotowanych do nowych regulacji – wynika z raportu „GDPR Compliance 2018″.

– To zaskakujące, jak wiele firm po dziś dzień nie jest pewnych tego, czy zdołają na czas spełnić nowe wymogi – nie kryje zdziwienia Dierk Schindler, dyrektor ds. prawnych w spółce NetApp.

Pomocne technologie

Tylko miesiąc pozostał do wejścia w życie RODO, wraz z którym nadejdzie istotna zmiana w regulacjach dotyczących gromadzenia i przetwarzania informacji personalnych. Biorąc pod uwagę bilans przygotowań firm do przeorganizowania metod zarządzania personaliami, jedno jest pewne – wiele z nich nie zdąży na czas. Tym bardziej że we wspomnianej grupie 40 proc. organizacji aktywnie dostosowujących środowisko pracy do wymagań RODO w pełni przygotowanych do nowej regulacji jest jedynie 7 proc. Pozostałe 33 proc. przyznaje, że dobrze radzi sobie z wdrażaniem zmian i jest przekonane, że zdąży przed wejściem przepisów w życie (25 maja).

Jak podkreśla Jacek Grzyb z firmy z teamLeaders, dostarczającej rozwiązania kognitywne, pozostałe 60 proc. objęte jest dużym ryzykiem braku przystosowania swoich polityk zarządzania danymi osobowymi na czas. – Problem polega na tym, że w lawinie informacji firmy nie potrafią precyzyjnie zidentyfikować lokalizacji danych personalnych. A jak pokazuje praktyka, zwykle są one niemal wszędzie – na wydrukach maili, w luźnych notatkach, na fakturach, w plikach tekstowych, audio, wideo, arkuszach kalkulacyjnych, w papierowych archiwach – wylicza Jacek Grzyb.

Jego zdaniem rozwiązaniem może być zainwestowanie w pracowników, którzy ręcznie przeszukają firmowe archiwa, albo postawienie na nowoczesne technologie. – Przykładem mogą być rozwiązania kognitywne, które pozwalają na przetworzenie papierowych dokumentów na postać elektroniczną, a następnie detekcję przeskanowanych plików pod kątem mogących się tam znajdować rekordów personalnych, w tym m.in. imion i nazwisk, adresów, maili czy loginów. Z precyzyjnym rozróżnieniem, dzięki rozumieniu kontekstu, danych osobowych i informacji z nimi niezwiązanych, czyli np. kiedy fraza „kwiecień” będzie nazwiskiem, a nie miesiącem – tłumaczy przedstawiciel teamLeaders.

Analitycy EY w raporcie „Global Forensic Data Analytics Survey” informują, że niemal 40 proc. europejskich firm zamierza postawić na pomoc nowoczesnych technologii i wspomóc się implementacją rozwiązań RPA (Robotic Process Automation) oraz sztucznej inteligencji (AI) w walce z czasem pozostałym na przygotowanie nowych wymogów o ochronie danych.

Problem startupów

Badania „GDPR Compliance 2018″ pokazują główne bariery w sprawnym przeprowadzaniu procesów przygotowawczych do RODO. Największą z nich okazał się brak specjalistów zaznajomionych z wytycznymi rozporządzenia oraz metodami wdrażania związanych z nimi zmian (na problem ten zwróciło uwagę 43 proc. ankietowanych). Z kolei 40 proc. respondentów wskazuje na niewystarczający budżet, zaś 31 proc. na brak zrozumienia regulacji RODO.

Największe problemy mają przede wszystkim mniejsze przedsiębiorstwa. Według analiz firmy Mailjet spośród 4 tys. przebadanych startupów aż 91 proc. gromadzi i przetwarza dane swoich klientów. Co ciekawe, aż 2/3 z nich przyznaje, że ich procedury nie są zgodne z treścią rozporządzenia.

Nic dziwnego, że 35 proc. firm na świecie, zbadanych przez NetApp, obawia się, iż wdrożenie RODO może zagrozić ich istnieniu. O tym, że potencjalne kary finansowe za niespełnienie obowiązków, doprowadzi nawet do upadku firmy – mówi 40 proc. ankietowanych z USA, 41 proc. z W. Brytanii oraz 34 proc. z Francji i 26 proc. z Niemiec.

Kolejne 51 proc. respondentów boi się zaś ewentualnej utraty lub uszczerbku na reputacji. – Od dawna wiedzieliśmy o nadejściu RODO i mieliśmy nadzieję, że poziom obaw wyrażanych przez firmy będzie dziś bardzo mały. Okazuje się jednak, że tak nie jest. I to mimo tego, iż rozporządzenie, wymogi zgodności z przepisami o ochronie danych i zagadnienia związane z prywatnością niewątpliwie będą miały wpływ na firmy przetwarzające dane obywateli UE – komentuje Alexander Wallner, wiceprezes firmy NetApp.