Materiał powstał we współpracy z MAIN

Przestoje kosztują, dane narażone są na ciągłe ryzyko, a każdy dodatkowy proces wymaga sprawnych zasobów technologicznych. Bez odpowiedniego planu firmy szybko wpadają w pułapkę wysokich kosztów, niskiej wydajności oraz ryzyka niezwykle kosztownych naruszeń bezpieczeństwa.

Oto kilka kluczowych pytań, na które odpowiemy:

* Dlaczego przemyślane planowanie infrastruktury IT jest tak istotne dla firm z sektora MŚP?

* Jakie są konsekwencje niewłaściwego zarządzania infrastrukturą IT?

* Jakie problemy najczęściej dotykają małe i średnie przedsiębiorstwa w tym obszarze?

* Jakie rozwiązania i najlepsze praktyki mogą pomóc w obniżeniu kosztów oraz poprawie wydajności?

* Jakie korzyści niesie outsourcing infrastruktury IT i kiedy warto go rozważyć?

Znaczenie planowania infrastruktury IT dla firm MŚP

W kontekście MŚP, gdzie każdy zasób ma kluczowe znaczenie, a elastyczność działania jest często równoznaczna z przetrwaniem na rynku, nie można lekceważyć znaczenia dobrze zaprojektowanego systemu IT.

Niewłaściwe planowanie infrastruktury IT może prowadzić do poważnych konsekwencji. Zasoby są tu bowiem często ograniczone, a skutki awarii – wyjątkowo dotkliwe.

Ryzyko utraty danych i zakłóceń operacyjnych

Z raportu The 2024 Data Loss Landscape, opracowanego przez firmę Proofpoint, wynika, że w ostatnim roku aż 85 proc. międzynarodowych firm zgłosiło co najmniej jeden incydent związany z utratą danych. Tu pojawia się jednak pewien dysonans: z tych 85 proc. tylko 38 proc. posiadało rozwinięty program mający na celu zapobieganie utracie danych (Data Loss Prevention, czyli DLP). Skutki? Nie tylko poważne straty finansowe i rysy na reputacji, ale także zakłócenia w bieżących operacjach.

W takich sytuacjach klienci, z natury niecierpliwi i wymagający, nie czekają na naprawę systemów i odzyskanie danych; zamiast tego przechodzą do konkurencji, która zapewnia im stabilność i niezawodność, której oczekują. Stabilna infrastruktura IT minimalizuje ryzyko zakłóceń, utrzymując tym samym ciągłość usług i komunikacji nawet w obliczu nieoczekiwanych wyzwań.

Wzrost kosztów i spadek wydajności

Według ankiety 2022 Global Server Hardware Security aż 91 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP doświadczyło przestojów, których koszty przekroczyły $300.000… za godzinę. To liczby, które nie pozostawiają złudzeń co do skali problemu.

Nieefektywna infrastruktura IT to niewidzialny ciężar, który obciążając firmę, stopniowo spowalnia wszystkie procesy. Pracownicy tracą swój czas, patrząc na ekrany ładowania, systemy się zawieszają, a klienci tracą cierpliwość. Każda minuta opóźnienia to nie tylko stracone pieniądze, ale także bezpowrotna utrata zaufania, które buduje się latami, a traci w mgnieniu oka.

Zagrożenia prawne i ryzyko utraty reputacji

Niestabilna infrastruktura IT to nie tylko techniczny problem. To furtka otwarta na naruszenia bezpieczeństwa danych, które są obecnie regulowane przez surowe przepisy o ochronie danych osobowych, chociażby takie jak RODO. Naruszenie tych regulacji oznacza kary finansowe oraz, co ważniejsze, utratę zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Wiele firm nie ma planu na wypadek awarii czy cyberataku. Nie mają procedur, nie mają zabezpieczeń. W środowisku, w którym każde naruszenie może stać się wiadomością dnia, konsekwencje dla wizerunku firmy mogą być dewastujące i długotrwałe.

Korzyści z efektywnego planowania

Dobrze zaplanowana infrastruktura IT to spójny fundament, który nadaje kierunek rozwojowi firmy, wspiera jej stabilność i daje przewagę nad konkurencją. Mówimy tu między innymi o następujących korzyściach:

* Obniżenie kosztów operacyjnych;

* Zwiększona skalowalność i elastyczność;

* Optymalizacja wydajności systemów;

* Minimalizacja ryzyka utraty danych.

Najczęstsze problemy i ich konsekwencje

Nie każda organizacja rozpoczyna swoją działalność od kompleksowej infrastruktury IT – dla większości budowanie infrastruktury jest stopniowym procesem, często pełnym nieoczekiwanych wyzwań i nieodzownych adaptacji. Systemy IT początkowo bywały jedynie praktycznym dodatkiem, jednak z biegiem czasu, rozbudowywane ad hoc, zatracają swoją pierwotną funkcję wspierania działalności.

Problemy związane z kosztami utrzymania, wydajnością, bezpieczeństwem czy dostępem do wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT mogą narastać do skali, w której infrastruktura zaczyna być barierą, a nie składnikiem aktywów wspierającym rozwój biznesu.

Wysokie koszty utrzymania

Utrzymanie infrastruktury IT w firmie bywa nieoczekiwanym obciążeniem. Sprzęt, licencje, opłaty za energię i chłodzenie – wszystko to może wciągnąć przedsiębiorstwo w ciągły cykl wydatków. Zwłaszcza dla małych i średnich firm, które dysponują przecież ograniczonym budżetem i kadrą, staje się to niemałym zatorem. Przestarzałe rozwiązania techniczne wymagają coraz większych nakładów, by nadążyć za podstawowymi potrzebami operacyjnymi. Do tego dochodzą koszty nieustannego wsparcia technicznego, często niewidoczne aż do chwili, gdy przychodzi za nie zapłacić.

W efekcie, zamiast przeznaczać środki na innowacje i rozwój, organizacja jest zmuszona „łatać dziury” i utrzymywać infrastrukturę, która od dawna powinna być już zmodernizowana. Długotrwałe obciążenie finansowe na tym polu ogranicza również elastyczność w zakresie reagowania na zmiany rynkowe oraz znacznie redukuje potencjał inwestycji w kluczowe obszary, takie jak badania, marketing czy rozwój nowych produktów.

Niski poziom bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo IT to jeden z fundamentów stabilnej firmy, zbyt często traktowany po macoszemu, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach. Każda luka w zabezpieczeniach, niezależnie czy powstała z powodu zaniedbań w aktualizacjach systemu, czy też chęci znalezienia oszczędności w procedurach ochrony, stawia firmę na celowniku – od cyberataków i złośliwego oprogramowania po kradzież tożsamości i wycieki danych klientów.

Długofalowe skutki zaniedbania kwestii bezpieczeństwa obejmują nie tylko potencjalne kary finansowe wynikające z naruszenia przepisów, ale także grożą poważnymi stratami reputacyjnymi, które mogą znacząco osłabić pozycję firmy na rynku.

Niska wydajność

Kiedy firma prężnie się rozwija, oczekiwania wobec niej rosną równie szybko co zapotrzebowanie na moc obliczeniową i przestrzeń do przechowywania danych. Niestety, wiele przedsiębiorstw, które znajdują się w takiej sytuacji, obstaje przy rozwiązaniach, które są już na granicy swojej wydolności.

W takich wypadkach każdy dodatkowy projekt czy nowy klient staje się ciężarem – wyczerpuje zasoby firmy, zamiast napędzać jej rozwój. Stara infrastruktura nie lubi bowiem nagłych zmian, nie odpowiada na dynamiczne potrzeby i nie dopasowuje się do sytuacji. Przez to przestoje stają się coraz bardziej dotkliwe, aktualizacje kosztowne, a próby dostosowania – skazane na porażkę.

Brak specjalistów IT

W firmach MŚP technologia często stoi na barkach kilku zapracowanych i nieco przytłoczonych osób. Jednocześnie znalezienie i utrzymanie wykwalifikowanych ekspertów staje się wyzwaniem na konkurencyjnym rynku pracy, gdzie doświadczeni specjaliści są nieustannie poszukiwani.

Aż 78 proc. małych i średnich przedsiębiorstw w Unii Europejskiej zmaga się z trudnościami w rekrutacji pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Brak wykwalifikowanej kadry skutkuje nie tylko ograniczeniami operacyjnymi, ale również opóźnia wdrażanie nowych technologii oraz cyfryzację – 63 proc. firm twierdzi, że niedobór specjalistów ogranicza ich działalność operacyjną, a 45 proc. napotyka bariery w zakresie wdrażania technologii cyfrowych.

Brak specjalistycznej kadry nie oznacza tylko, że trudniej jest wprowadzić na rynek nowe rozwiązania oraz radzić sobie z pojawiającymi się problemami – oznacza on również, że te problemy mogą się mnożyć, potęgując przestoje, zagrożenia bezpieczeństwa i rosnące koszty napraw. W takim otoczeniu technologia przestaje być narzędziem, a staje się przeszkodą.

Najlepsze praktyki w planowaniu

Planowanie infrastruktury IT nie jest jednorazowym działaniem. Nie istnieje też zestaw gotowych odpowiedzi. To przemyślany proces, który wymaga dostosowania do zmieniających się realiów i specyficznych potrzeb firmy. Bez odpowiednich praktyk i ciągłej adaptacji nawet najlepsze systemy tracą swoją efektywność i przydatność.

Pewność siebie bywa zgubna, a koszt samozadowolenia niebotyczny. Każdego dnia pojawiają się nowe zagrożenia, a metody, które wczoraj zapewniały spokój, dziś mogą już nie spełniać swojej roli. Regularne audyty i testy bezpieczeństwa pomagają wykryć potencjalne problemy, zanim te przerodzą się w poważne awarie lub wycieki danych.

By jednak miały one sens, nie mogą ograniczać się do prostej listy kontrolnej. Muszą być gruntowne, cykliczne i kompleksowe – testować wszystko, od wydajności procedur zabezpieczeń, przez dziury w konfiguracji systemów, aż po odporność na najnowsze techniki cyberataków. Zastosowanie mają tutaj chociażby testy penetracyjne (pentesty), umożliwiające symulację rzeczywistych ataków, pokazujące, gdzie system jest słaby i podatny na wykorzystanie.

Nowoczesna infrastruktura IT to nie tylko maszyny i algorytmy – to przede wszystkim ludzie, którzy rozumieją, jak nią zarządzać, z głową i z myślą o przeszłości. Jednak szkolenie ich to ciągły proces. Regularne kursy, warsztaty, konferencje branżowe i certyfikacje pozwalają pracownikom być na bieżąco z najnowszymi technologiami i technikami ochrony danych. Dzięki temu firma nie musi obawiać się, że wewnętrzne zasoby techniczne przestaną nadążać za zmieniającymi się standardami bezpieczeństwa czy innowacjami w branży.

Każde przedsięwzięcie zaczyna się od jednego kluczowego pytania: Czego firma naprawdę potrzebuje, a bez czego może się obyć? Zanim nastąpi jakakolwiek implementacja, analiza potrzeb biznesowych powinna być priorytetem. Dostosowanie infrastruktury IT do rzeczywistych wymagań operacyjnych pozwala firmie unikać zbędnych wydatków, a jednocześnie zapewnia odpowiednie narzędzia do rozwoju.

Analiza ta obejmuje zrozumienie obecnych i przyszłych celów biznesowych, aby zapewnić, że technologie dobrane dzisiaj będą współgrały z jutrzejszą strategią. Dzięki temu wybór rozwiązań IT opiera się na faktycznych funkcjach, a nie na obietnicach producentów sprzętu czy software’u. W grę wchodzi wybór platform, które nie tylko spełniają techniczne wymagania, ale również wspierają elastyczność i skalowalność, tak by mogły rosnąć razem z firmą.

Każda stabilna infrastruktura swoją prawdziwą siłę pokazuje dopiero wtedy, gdy musi się dostosować do rzeczywistych potrzeb biznesu. Nie ma tu mowy o sztywnych systemach, które wytrzymują tylko w słoneczne dni. Skalowalność i elastyczność to absolutne fundamenty – bez nich przedsiębiorstwo utknie w miejscu, uwięzione przez ograniczenia sprzętowe lub zaskoczone wzrostem obciążeń.

Firmy, które zrozumiały potrzebę elastyczności, tworzą środowiska, które potrafią reagować na nagłe skoki w zapotrzebowaniu, sezonowe wzrosty i nowe projekty. Skalowalność to nie tylko możliwość „dokładania” serwerów, ale też efektywne zarządzanie zasobami, gdy sytuacja wymaga zmian. Chmura hybrydowa, konteneryzacja, mikroserwisy – wszystkie te rozwiązania nieraz stają się koniecznością, jeśli chcemy utrzymać tempo i elastyczność rozwoju.

Outsourcing: Nowoczesne podejście do zarządzania

Dawne podejście do infrastruktury IT – skupione na zasobach i konfiguracji, na trzymaniu serwerów w zapomnianym kącie biura i podążaniu za utartymi schematami – już nie wystarcza. Dzisiejsze potrzeby biznesowe wymagają czegoś innego: elastyczności, która pozwala rosnąć, a nie hamuje, oraz wsparcia, które nie tylko czeka, aż coś przestanie działać, lecz aktywnie zapobiega awariom i dba o bezpieczeństwo w każdym calu.

Znajomość dobrych praktyk to jedno, ale samo ich wdrożenie może nieraz przerosnąć zespół. Zarządzanie pełnym zakresem wymagań infrastruktury IT – w tym audytami, skalowaniem, bezpieczeństwem i bieżącym monitoringiem – wymaga zasobów, wiedzy i czasu. Małe i średnie firmy, które borykają się z ograniczoną liczbą specjalistów IT i napiętym budżetem, mogą uznać, że samo wdrożenie dobrych praktyk pozostaje nieosiągalne.

W takich wypadkach outsourcing staje się następnym logicznym krokiem. Zewnętrzny partner IT przejmuje ciężar utrzymania i rozwoju infrastruktury, pozwalając firmie skupić się na swoich priorytetach biznesowych. To prosty sposób na oszczędność, dostęp do specjalistycznych rozwiązań technologicznych i zwiększoną elastyczność działania.

Współpraca z zewnętrznym partnerem, takim jak MAIN, to nie tylko „przekazanie sprzętu pod opiekę”. To długoterminowe wsparcie, które sprawia, że infrastruktura IT staje się dynamicznym elementem napędzającym rozwój.

Jakie korzyści outsourcing wnosi do małych i średnich firm?

* Oszczędność kosztów i wzrost efektywności – outsourcing pozwala na wyeliminowanie kosztów związanych z rekrutacją specjalistów i inwestycjami w sprzęt oraz oprogramowanie. Firma płaci tylko za rzeczywiste wykorzystanie zasobów, co pozwala precyzyjnie zarządzać finansami i uniknąć zbędnych wydatków.

* Dostęp do fachowej wiedzy i najnowszych technologii – zewnętrzni dostawcy IT oferują dostęp do najnowocześniejszych narzędzi, takich jak prywatna chmura, konteneryzacja czy automatyzacja procesów. Dla wielu firm te technologie byłyby trudne do wdrożenia we własnym zakresie, a outsourcing sprawia, że staje się to osiągalne bez większych nakładów.

* Skupienie na rozwoju – przekazanie zarządzania IT wyspecjalizowanemu dostawcy pozwala firmom uwolnić wewnętrzne zasoby i skierować je na strategiczne działania. Codzienne utrzymanie infrastruktury przestaje być obciążeniem, a organizacja może skoncentrować się na tym, co najważniejsze – rozwoju i wzroście.

Materiał powstał we współpracy z MAIN